Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aussehen? Aufbau und Pflichtangaben

Eine Nebenkostenabrechnung muss für den Mieter ohne Hilfe verständlich und rechnerisch nachprüfbar sein. Sie enthält die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und den Abzug der Vorauszahlungen. Ein festes Formular schreibt das Gesetz nicht vor.

Stand: November 2026. Rechtsgrundlagen wurden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung geprüft, bitte beachten Sie spätere Gesetzesänderungen.

Was verlangt das Gesetz?

§ 556 Abs. 3 BGB verlangt eine jährliche Abrechnung über die Vorauszahlungen, die dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen muss. Wie die Abrechnung aussieht, regelt das Gesetz nicht. Der Bundesgerichtshof hat aber festgelegt, was sie mindestens enthalten muss, damit sie formell wirksam ist.

Maßstab ist ein durchschnittlicher Mieter ohne Fachwissen. Er muss die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können. Fehlt dafür etwas Wesentliches, gilt die Abrechnung als formell fehlerhaft und kann unwirksam sein.

Aufbau der Abrechnung: Abschnitt für Abschnitt

1. Kopf mit Angaben zum Mietverhältnis

Name und Anschrift von Vermieter und Mieter, die Adresse der Wohnung, der Abrechnungszeitraum (höchstens zwölf Monate) und das Datum der Abrechnung. Das schafft Klarheit und hilft bei der Zustellung.

2. Gesamtkosten je Kostenart

Listen Sie jede umgelegte Kostenart mit dem Gesamtbetrag des Hauses auf, zum Beispiel Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Müllabfuhr, Wasser, Hausmeister, Allgemeinstrom. Nur Kosten, die der Mietvertrag als umlagefähig benennt, gehören hinein (mehr dazu im Ratgeber zu den umlagefähigen Nebenkosten).

3. Verteilerschlüssel

Nennen Sie je Kostenart den Schlüssel, etwa Wohnfläche, Verbrauch oder Anzahl der Personen, und erläutern Sie ihn mit den Bezugsgrößen: Gesamtfläche des Hauses, Fläche der Wohnung. Ohne diese Angaben kann der Mieter den Anteil nicht prüfen.

4. Anteil des Mieters

Zeigen Sie je Kostenart die Rechnung: Gesamtkosten mal Anteil des Mieters. Wohnte der Mieter nur einen Teil des Jahres in der Wohnung, kommt der Zeitanteil in Tagen hinzu.

5. Abzug der Vorauszahlungen und Ergebnis

Ziehen Sie die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen ab. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Nennen Sie dazu Fälligkeit und Bankverbindung.

Beispiel: so sieht die Rechnung aus

Haus mit vier Wohnungen, Gesamtfläche 300 m². Die Wohnung des Mieters hat 75 m², das sind 25 Prozent. Abrechnungszeitraum 1. Januar bis 31. Dezember 2025.

• Grundsteuer 1.200 €, Gebäudeversicherung 1.800 €, Müllabfuhr 960 €, Hausmeister 1.440 €, Allgemeinstrom 480 €: zusammen 5.880 € nach Wohnfläche, Anteil 25 Prozent = 1.470 €.
• Wasser und Abwasser 2.400 € nach Verbrauch: Wohnung 90 m³ von 400 m³ = 22,5 Prozent = 540 €.
• Summe Anteil Mieter: 2.010 €.
• Vorauszahlungen: 12 × 170 € = 2.040 €.
• Ergebnis: Guthaben von 30 € zugunsten des Mieters.

Textform, Unterschrift und Zustellung

Die Abrechnung muss in Textform vorliegen (§ 126b BGB). Papier, PDF oder E-Mail genügen, eine Unterschrift ist nicht nötig. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter innerhalb der Zwölf-Monats-Frist. Den Zugang müssen Sie im Streitfall beweisen.

• Übergabe persönlich gegen Empfangsbestätigung,
• Einwurf in den Briefkasten durch einen Boten, der den Vorgang notiert,
• E-Mail nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mieters und mit Lesebestätigung oder Antwort.

Die häufigsten Formfehler

• Es fehlt die Angabe des Verteilerschlüssels oder seine Erklärung.
• Gesamtkosten sind nur als Summe angegeben, nicht je Kostenart.
• Vorauszahlungen sind nicht oder falsch abgezogen.
• Der Abrechnungszeitraum ist länger als zwölf Monate oder unklar.
• Die Abrechnung geht zu spät zu, nach der Frist von zwölf Monaten.

Welche Fehler formell und welche inhaltlich sind und wie Sie sie beheben, steht im Ratgeber zur fehlerhaften Nebenkostenabrechnung.

Vorlage oder Programm?

Eine Excel-Vorlage reicht, wenn Sie wenige Wohnungen haben und jedes Jahr sauber nachrechnen. Fehler schleichen sich vor allem bei Mieterwechsel, Leerstand und Heizung ein. Dafür lohnt sich ein Werkzeug, das Fristen im Blick hat und den Rechenweg zeigt.