Nebenkostenabrechnung Vorlage für Vermieter: Aufbau und Pflichtangaben
Aktualisiert am 22. Oktober 2026 · von Nebenklar
Eine gute Vorlage enthält Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten je Kostenart, Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters, die Vorauszahlungen und das Ergebnis. So stellt sie sicher, dass der Mieter jede Zeile nachrechnen kann.
So ist eine Abrechnung aufgebaut
Beispielzeilen für eine Wohnung mit 62 m² in einem Haus mit 230 m², ein ganzes Jahr:
| Kostenart | Gesamtkosten | Schlüssel | Ihr Anteil |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 640,00 € | Wohnfläche: 62 von 230 m² | 172,52 € |
| Müllabfuhr | 128,40 € | Wohnfläche: 62 von 230 m² | 34,61 € |
| Gebäudeversicherung | 1.180,00 € | Wohnfläche: 62 von 230 m² | 318,09 € |
Beispielwerte zur Veranschaulichung, keine Rechtsberatung.
Checkliste: Das gehört in jede Abrechnung
- Name und Anschrift von Vermieter und Mieter, Wohnung
- Abrechnungszeitraum (zwölf Monate)
- Gesamtkosten je Kostenart
- Verteilerschlüssel und Gesamtwerte (Fläche, Einheiten, Personen)
- Anteil des Mieters je Kostenart
- Abzug der Vorauszahlungen
- Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben mit Zahlungsfrist und Bankverbindung
Warum eine Vorlage allein nicht reicht
Eine statische Vorlage hilft bei der Form. Schwierig wird es bei Mieterwechsel, Leerstand und Heizkosten mit Verbrauch. Dann müssen Tage und Anteile pro Kostenart neu gerechnet werden. Die gleiche Abrechnung können Sie mit Nebenklar erstellen: Sie tragen Kosten und Mieter ein, wir rechnen tagesgenau und erzeugen ein PDF mit Rechenweg.
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Häufige Fragen
Gibt es eine offizielle Vorlage für die Nebenkostenabrechnung?
Nein. Das Gesetz schreibt keine feste Form vor. Wichtig ist, dass die Abrechnung verständlich, vollständig und nachprüfbar ist.
Reicht eine Excel-Vorlage?
Für eine Wohnung ohne Mieterwechsel oft ja. Bei Wechsel, Leerstand und verbrauchsabhängigen Kosten steigt das Fehlerrisiko. Siehe Vergleich Excel und Online-Tool.
Quellen
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Stand: 22. Oktober 2026.