Datenschutzerklärung
Stand: 22. Oktober 2026
1. Verantwortlicher
Gregor Palyan
Nebenklar / boring systems
Lyoner Straße 50
60528 Frankfurt am Main
E-Mail: hilfe@nebenklar.com
2. Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zum Zweck der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen für Sie als Vermieter. Dazu gehören Ihre Stammdaten, Objekt- und Mieterdaten sowie Kostenpositionen.
3. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb der Plattform).
4. Verarbeitete Daten
- Stammdaten (Name, E-Mail, Anschrift, Bankverbindung)
- Objekt- und Mieterdaten (Namen, Ein-/Auszug, Wohnflächen, Vorauszahlungen)
- Kostenpositionen und Abrechnungsdaten
- Zahlungsdaten (via Stripe)
- Technische Protokolldaten (IP-Adresse, Browser-Informationen, Session-Cookies)
Hochgeladene Belege werden zur automatisierten Extraktion mittels KI kurzzeitig verarbeitet und nach der Verarbeitung nicht dauerhaft für andere Zwecke als die Belegeinsicht-Referenz gespeichert.
5. Eingesetzte Dienstleister
Wir arbeiten mit folgenden Dienstleistern zusammen, um unsere Plattform bereitzustellen:
Supabase (Datenbank & Auth)
Wir nutzen Supabase zur Speicherung Ihrer Daten und zur Nutzerauthentifizierung. Hosting-Standort ist die EU (AWS Region Frankfurt). Es besteht ein AV-Vertrag.
Netlify (Hosting) und Cloudflare Turnstile (Bot-Schutz)
Die Website wird bei Netlify bereitgestellt; dabei werden technische Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt) in Server-Protokollen verarbeitet. Zur Abwehr von Bots nutzen wir Cloudflare Turnstile beim Registrieren und Anmelden; dabei werden technische Daten zur Verifizierung an Cloudflare übertragen. Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, bei Übermittlung in die USA gelten die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework.
Stripe (Zahlungsabwicklung)
Zahlungen werden über den Dienstleister Stripe verarbeitet. Stripe erhebt hierbei eigenverantwortlich Daten zur Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention.
Resend (E-Mail-Versand)
Der Versand von Abrechnungen und System-Mails erfolgt über Resend. Ihre E-Mail-Adresse und die der Empfänger werden zum Zweck der Zustellung verarbeitet.
KI-Funktionen (Beleg lesen, Excel-Import)
Wenn Sie einen Beleg hochladen oder eine Kostenaufstellung (Excel/CSV) importieren, wird der Inhalt dieser Datei zur Erkennung von Kostenart und Betrag über den Dienst OpenRouter (OpenRouter, Inc., USA) an ein KI-Modell von OpenAI weitergegeben. Wir verlangen dabei ausdrücklich „Zero Data Retention“: Der Anbieter darf die Inhalte weder speichern noch zum Training verwenden. Übermittelt wird nur der Inhalt der Datei, nicht Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse oder Daten Ihrer Mieter, sofern diese nicht in der Datei selbst stehen. Laden Sie bitte nur Belege und Aufstellungen hoch, die für die Abrechnung nötig sind. Die Nutzung ist freiwillig; Sie können alle Kosten auch von Hand eintragen. Das Ergebnis ist ein Vorschlag, den Sie prüfen und bestätigen (keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); bei Übermittlung in die USA gelten die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework.
Schriftarten
Die Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es werden keine Daten an Google Fonts übertragen.
6. Speicherdauer
Ihre Daten werden gespeichert, solange Ihr Nutzerkonto besteht. Nach Löschung des Kontos werden personenbezogene Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. 10 Jahre für Buchungsbelege nach AO) entgegenstehen.
7. Cookies & localStorage
Wir verwenden technisch notwendige Cookies und localStorage für die Anmeldung, die Sicherheitsprüfung (Cloudflare Turnstile) und die Speicherung Ihrer Auswahl hier. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Folgen Sie einem Empfehlungslink, merken wir uns den Empfehlungscode (Schlüssel „nk_ref“) im localStorage Ihres Browsers, damit er bei der Registrierung gutgeschrieben werden kann. Ebenso können Zahlen aus dem Schnellrechner bis zu 30 Tage lokal im Browser gespeichert werden, damit sie nach der Registrierung übernommen werden. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht, bis Sie ein Konto anlegen.
Statistik (nur mit Ihrer Einwilligung): Wir nutzen PostHog (PostHog Inc., Server in der EU), um anonym zu messen, welche Seiten aufgerufen werden und an welchen Stellen Fehler auftreten. Dabei werden keine Cookies gesetzt und keine Bildschirminhalte aufgezeichnet. Eingegebene Beträge und Mieterdaten werden nicht übermittelt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß widerrufen.
Werbemessung (nur mit Ihrer Einwilligung): Wenn Sie über eine Google-Anzeige zu uns kommen und „Werbung“ erlauben, setzt Google Ads (Google Ireland Limited) Cookies (u. a. _gcl_au, _gcl_aw, Laufzeit bis 90 Tage) und erfährt, dass auf unserer Seite eine Registrierung oder ein Kauf stattgefunden hat. Übermittelt werden nur der Ereigniszeitpunkt und bei einem Kauf der Betrag, keine Namen, Mieter- oder Abrechnungsdaten. Eine Übermittlung in die USA ist möglich (Datenschutzrahmen EU–USA). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß widerrufen können.
8. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die im Impressum genannte E-Mail-Adresse. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.