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Nebenkostenabrechnung Checkliste: 10 Punkte vor dem Versand

Aktualisiert am 28. Oktober 2026 · Redaktion Nebenklar, Impressum

Prüfen Sie vor dem Versand Zeitraum, Belege, umlagefähige Kosten, Verteilerschlüssel, Anteile, Vorauszahlungen und die Frist. Für das Abrechnungsjahr 2025 muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB).

Von den Belegen bis zur Zustellung

Vier Prüfpunkte liegen bei Ihnen, drei rechnet Nebenklar.

  1. Schritt 1

    Zeitraum und Belege klären

    zwölf Monate, alle Rechnungen und Bescheide

  2. Schritt 2

    Nur umlagefähige Kosten übernehmen

    laut Mietvertrag und BetrKV

  3. Schritt 3

    Verteilerschlüssel je Kostenart

    Wohnfläche, Personen, Einheiten, Verbrauch

    Rechnet Nebenklar automatisch

  4. Schritt 4

    Anteile tagesgenau berechnen

    bei Ein- und Auszug, Leerstand beim Vermieter

    Rechnet Nebenklar automatisch

  5. Schritt 5

    Vorauszahlungen abziehen

    Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben

    Rechnet Nebenklar automatisch

  6. Schritt 6

    Verständlich aufbereiten und prüfen

  7. Schritt 7

    Fristgerecht zustellen und dokumentieren

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Vor dem Rechnen

  • Abrechnungszeitraum steht fest, meist das Kalenderjahr (zwölf Monate).
  • Alle Belege des Jahres liegen vor: Bescheide, Rechnungen, Zählerstände.
  • Nur Kosten, die im Mietvertrag vereinbart und in der BetrKV genannt sind.
  • Reparaturen, Instandhaltung und Verwaltung sind herausgenommen.

Beim Rechnen

  • Verteilerschlüssel je Kostenart festgelegt (Wohnfläche, Personen, Einheiten, Verbrauch).
  • Heiz- und Warmwasserkosten nach Heizkostenverordnung, 50 bis 70 % nach Verbrauch.
  • Bei Ein- oder Auszug tagesgenau, Leerstand beim Vermieter.
  • Vorauszahlungen des Mieters abgezogen, Ergebnis als Nachzahlung oder Guthaben.

Vor dem Versand

  • Die Abrechnung ist verständlich: Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil, Vorauszahlung, Ergebnis.
  • Frist gewahrt und Zustellung dokumentiert (Einwurf mit Zeugen, Einschreiben oder E-Mail mit Lesebestätigung, je nach Vereinbarung).

Was bei Fehlern passiert

Kommt die Abrechnung nach der Frist, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Guthaben muss er trotzdem auszahlen. Formale Fehler lassen sich bis zum Fristende korrigieren.

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Häufige Fragen

Quellen

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Veröffentlicht am 28. Oktober 2026, zuletzt aktualisiert am 28. Oktober 2026.