Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt für private Vermieter

Die 7 Schritte im Überblick

• Abrechnungszeitraum festlegen, meist das Kalenderjahr.
• Alle umlagefähigen Kosten des Jahres zusammentragen (Belege, Bescheide, Rechnungen).
• Den Verteilerschlüssel je Kostenart bestimmen: Wohnfläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch.
• Den Anteil jedes Mieters berechnen, bei Ein- oder Auszug tagesgenau.
• Die Vorauszahlungen des Mieters abziehen. Das Ergebnis ist Nachzahlung oder Guthaben.
• Die Abrechnung verständlich aufbereiten: Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil, Vorauszahlung, Ergebnis.
• Fristgerecht zustellen und den Zugang dokumentieren.

Welche Kosten Sie umlegen dürfen

Umlagefähig sind nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) stehen, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hausreinigung, Gartenpflege und Heizkosten. Reparaturen, Instandhaltung und Verwaltungskosten gehören nicht dazu.

Verteilerschlüssel: Was gilt, wenn nichts vereinbart ist

Ist im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, gilt nach § 556a BGB die Wohnfläche. Verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen Heiz- und Warmwasserkosten (Heizkostenverordnung). Zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent richten sie sich nach dem Verbrauch, der Rest nach der Fläche.

Mieterwechsel mitten im Jahr

Zieht ein Mieter während des Jahres aus oder ein, wird jede Kostenart nach Tagen verteilt. Steht die Wohnung dazwischen leer, trägt der Vermieter diesen Anteil. Das Ergebnis lässt sich von Hand nachrechnen, aber der Aufwand und das Fehlerrisiko steigen stark. Nebenklar rechnet das tagesgenau und zeigt den Rechenweg.

Was in die Abrechnung gehört

Formal verständlich und nachprüfbar muss die Abrechnung sein. Diese Angaben gehören hinein:

• Die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart.
• Der Verteilerschlüssel und die Gesamtfläche beziehungsweise Gesamteinheiten.
• Die Berechnung des Mieteranteils.
• Der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
• Der Abrechnungszeitraum und die Anschrift der Wohnung.

Die Frist

Für das Abrechnungsjahr 2025 muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Nach Ablauf sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen, ein Guthaben des Mieters müssen Sie aber trotzdem erstatten. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum auf dem Brief.

Häufige Fragen