Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt für private Vermieter
Von der Belegsammlung bis zur Zustellung: So erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung in sieben Schritten, mit den Pflichtangaben, die der Bundesgerichtshof verlangt.
Redaktion Nebenklar · 18. Oktober 2026
Eine Nebenkostenabrechnung besteht aus Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Mieteranteil und abgezogenen Vorauszahlungen. Mit diesen sieben Schritten erstellen Sie sie ohne Vorkenntnisse.
Stand: Oktober 2026. Rechtsgrundlagen wurden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung geprüft, bitte beachten Sie spätere Gesetzesänderungen.
Wie erstelle ich die Nebenkostenabrechnung Schritt für Schritt?
- Abrechnungszeitraum festlegen, in der Regel das Kalenderjahr.
- Alle Rechnungen und Belege des Jahres sammeln.
- Nur umlagefähige Kosten übernehmen, Verwaltung und Reparaturen bleiben bei Ihnen.
- Pro Kostenart den Umlageschlüssel wählen, meist Wohnfläche, bei Heizung und Wasser Verbrauch.
- Den Anteil jedes Mieters berechnen, bei Ein- oder Auszug tagesgenau.
- Die geleisteten Vorauszahlungen abziehen, das Ergebnis ist Nachzahlung oder Guthaben.
- Die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums zustellen.
Welche Angaben müssen in die Abrechnung?
- Abrechnungszeitraum
- Gesamtkosten je Kostenart
- Umlageschlüssel mit Erklärung
- Anteil des Mieters je Kostenart
- Abzug der Vorauszahlungen
Muss der Vermieter überhaupt abrechnen?
Ja, sobald im Mietvertrag Vorauszahlungen vereinbart sind. Bei einer Pauschale ohne Abrechnung entfällt die Pflicht, Sie können dann aber auch nicht nachfordern.
Häufige Fragen
- Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung Schritt für Schritt?
- Abrechnungszeitraum festlegen, Kosten und Belege sammeln, Umlageschlüssel wählen, Anteil je Mieter berechnen, Vorauszahlungen abziehen und die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten zustellen.
- Muss der Vermieter überhaupt eine Nebenkostenabrechnung machen?
- Ja, wenn der Mietvertrag Vorauszahlungen auf Betriebskosten vorsieht. Bei einer Pauschale ohne Abrechnung entfällt die Pflicht. Der Mieter kann eine fehlende Abrechnung einfordern und notfalls einklagen.
- Was muss in einer Nebenkostenabrechnung mindestens stehen?
- Die Gesamtkosten je Kostenart, der Verteilerschlüssel mit Erläuterung, der Anteil des Mieters, die Vorauszahlungen und das Ergebnis als Nachzahlung oder Guthaben.